Beskrivelse av behov
Det er behov for å kunne bekrefte/bevise grunnleggende krav til dokumentasjon / dokumentasjonsforvaltning. At (arkiv)dokumentasjon er pålitelig fordrer at det går fram hvem eller hvilket system som har opprettet, endret og registrert dokumentasjonen og når dette fant sted.
Dokumentasjon som skal tas vare på i lang tid (for arkivformål) blir omtalt som arkiv. Viderefordelingen fra informasjon til dokumentasjon og fra dokumentasjon til arkiv vil være rettet inn mot å ivareta de sentrale arkivfaglige prinsippene som etablering og opprettholdelse av proveniens, autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendbarhet (ISO 30300/APIA). Ivaretakelse av disse prinsippene skjer blant annet gjennom bruk av metadata.
Mål/motivasjon
For å kunne ha tillit til dokumentasjon, må vi kjenne opphavet - hvem (person eller system) som har skapt det, og når det skjedde, ha en standardisert minimumslogg som beviser dette, ha tilstrekkelig standardisert metadata lagret om dokumentasjonen, samt beviselighet rundt autorisert og evt. uautoriserte endringer.
Suksesskriterier/måling
Brukeren av (arkiv) dokumentasjonen har tillit til at dokumentasjonen er hva den gir seg ut for å være.
Område/prosess
Gir retningslinjer for dokumentasjonsprosessen, hvordan den skal dokumenteres for å inngi tillit til dokumentasjonen.
Målgrupper
Alle som har behov for tillit til dokumentasjonen.
Hastegrad
Middels. Er kravstilt i Noark, men ikke enkelt overførbart.
Forslag til løsning
Må utredes, sees i sammenheng med overordnet behov - Tillitt / troverdighet
Noark 5 inneholder krav og metadata for autentisitetsstøtte i dag, med blant annet krav til logging av hvem som oppretter en arkivenhet og når det skjer, samt en endringslogg. Det er ikke uten videre gitt at kravene, slik de er i standarden, passer andre løsninger. Tilsvarende krav kan gjøres mer generiske. Behovet er også berørt i flere ISO-standarder.
• Krav til fangstprosessen
• Krav til hvilke metadata som skal logges (hvem har gjort hva)
Anbefalinger, men også potensielt enkelte obligatoriske krav for å ivareta bestemmelser i ny arkivlov (jf. KUDs forslag §4) med eventuelle forskrifter. Ikke egnet som separat standard --> må passes inn som del av annen standard.
For at dokumentasjon skal ha verdi over tid, må noen arkivfaglige prinsipper være ivaretatt:
Opphavssituasjonen (proveniensen) må forbli kjent etter lang tid. Det har betydning for senere tolkning og forståelse av innholdet at en vet hvordan og hvorfor dokumentasjonen oppsto, hvem som var involvert, og i hvilken sammenheng den ble brukt.
Tilliten til dokumentasjonen må opprettholdes over tid (autentisitet, integritet og pålitelighet). Det må kunne bekreftes at dokumentasjonen er ekte, det vil si at den er det den gir seg ut for å være, også etter at vedkommende som kjente sakene og prosessene, ikke lenger kan bevitne det.
Dokumentasjonen må forbli anvendbar. Dette innebærer at informasjonsinnholdet må kunne brukes, leses, ses eller lyttes til manuelt eller maskinelt. Det innebærer også at en tilstreber å behandle og lagre informasjonsinnhold og metadata på en måte som ikke begrenser framtidig bruk.
Beskrivelse av behov
Det er behov for å kunne bekrefte/bevise grunnleggende krav til dokumentasjon / dokumentasjonsforvaltning. At (arkiv)dokumentasjon er pålitelig fordrer at det går fram hvem eller hvilket system som har opprettet, endret og registrert dokumentasjonen og når dette fant sted.
Dokumentasjon som skal tas vare på i lang tid (for arkivformål) blir omtalt som arkiv. Viderefordelingen fra informasjon til dokumentasjon og fra dokumentasjon til arkiv vil være rettet inn mot å ivareta de sentrale arkivfaglige prinsippene som etablering og opprettholdelse av proveniens, autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendbarhet (ISO 30300/APIA). Ivaretakelse av disse prinsippene skjer blant annet gjennom bruk av metadata.
Mål/motivasjon
For å kunne ha tillit til dokumentasjon, må vi kjenne opphavet - hvem (person eller system) som har skapt det, og når det skjedde, ha en standardisert minimumslogg som beviser dette, ha tilstrekkelig standardisert metadata lagret om dokumentasjonen, samt beviselighet rundt autorisert og evt. uautoriserte endringer.
Suksesskriterier/måling
Brukeren av (arkiv) dokumentasjonen har tillit til at dokumentasjonen er hva den gir seg ut for å være.
Område/prosess
Gir retningslinjer for dokumentasjonsprosessen, hvordan den skal dokumenteres for å inngi tillit til dokumentasjonen.
Målgrupper
Alle som har behov for tillit til dokumentasjonen.
Hastegrad
Middels. Er kravstilt i Noark, men ikke enkelt overførbart.
Forslag til løsning
Må utredes, sees i sammenheng med overordnet behov - Tillitt / troverdighet
Noark 5 inneholder krav og metadata for autentisitetsstøtte i dag, med blant annet krav til logging av hvem som oppretter en arkivenhet og når det skjer, samt en endringslogg. Det er ikke uten videre gitt at kravene, slik de er i standarden, passer andre løsninger. Tilsvarende krav kan gjøres mer generiske. Behovet er også berørt i flere ISO-standarder.
• Krav til fangstprosessen
• Krav til hvilke metadata som skal logges (hvem har gjort hva)
Anbefalinger, men også potensielt enkelte obligatoriske krav for å ivareta bestemmelser i ny arkivlov (jf. KUDs forslag §4) med eventuelle forskrifter. Ikke egnet som separat standard --> må passes inn som del av annen standard.
For at dokumentasjon skal ha verdi over tid, må noen arkivfaglige prinsipper være ivaretatt:
Opphavssituasjonen (proveniensen) må forbli kjent etter lang tid. Det har betydning for senere tolkning og forståelse av innholdet at en vet hvordan og hvorfor dokumentasjonen oppsto, hvem som var involvert, og i hvilken sammenheng den ble brukt.
Tilliten til dokumentasjonen må opprettholdes over tid (autentisitet, integritet og pålitelighet). Det må kunne bekreftes at dokumentasjonen er ekte, det vil si at den er det den gir seg ut for å være, også etter at vedkommende som kjente sakene og prosessene, ikke lenger kan bevitne det.
Dokumentasjonen må forbli anvendbar. Dette innebærer at informasjonsinnholdet må kunne brukes, leses, ses eller lyttes til manuelt eller maskinelt. Det innebærer også at en tilstreber å behandle og lagre informasjonsinnhold og metadata på en måte som ikke begrenser framtidig bruk.