Notification Templates - Documentation Improvements

[Rick-Jongbloed]

Uitgebreide verbetering van alle notification template documentatie: gestandaardiseerde structuur met volledige stap-voor-stap instructies voor importeren en configureren, correcte ontvanger variabelen (manager/medewerker/applicatiebeheer), directe links naar HelloID documentatie voor from adres/variabelen/filters, pre-offboard configuratie uitleg, en klikbare notificatie links in hoofd README. Alle templates hebben nu consistente "Gebruik" secties, AD-specifieke waarschuwingen, en duidelijke instructies voor het aanpassen van fallback e-mailadressen.

[rhouthuijzen]

Alle image urls bevatten nog .training i.p.v. .com

[rhouthuijzen]

Na overleg met BC de volgende feedback, zou je dit nog kunnen verwerken?

• Alles behalve templates zelf in het Engels (README.md)
• Files voorbereiden op andere talen (mogelijk IA al laten maken?) Bijvoorbeeld: templateNL.mjml en templateEN.mjml.
• In de README van de specifieke mailtjes staat nu niet een link naar de mail zelf. Je zou verwachten een link in de README naar de mjml file. Bijvoorbeeld Mail NL: Link, Mail EN: Link
• .training vervangen door .com. Dan hoeft de gebruiker alleen customer aan te passen

[Rick-Jongbloed]

wijzigingen doorgevoerd:

Changelog - Notifications Templates & Documentation

Overview

Compleet overhaul van alle notificatie templates en documentatie op basis van PR feedback.

---

1. Documentation Translation (README Files)

Vertaald naar Engels:

• ✅ Notifications/README.md - Main overview
• ✅ Notifications/create/01-manager-account-details/README.md
• ✅ Notifications/create/02-manager-account-password/README.md
• ✅ Notifications/create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker/README.md
• ✅ Notifications/disable/01-uitdienst-applicatiebeheer/README.md
• ✅ Notifications/enable/01-welkom-medewerker/README.md
• ✅ Notifications/enable/02-welkom-medewerker-sspr/README.md
• ✅ Notifications/pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager/README.md
• ✅ Notifications/update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer/README.md

Change: Alle Nederlandse teksten verwijderd, volledig naar Engels vertaald.

---

2. Template File Links

Alle README files voorzien van directe links naar templates

• Toegevoegd: [template_nl.mjml](template_nl.mjml) - Dutch version
• Toegevoegd: [template_en.mjml](template_en.mjml) - English version

Impact: Beheerders kunnen nu direct naar de correcte template links klikken in de README.

---

3. URL Updates

Domain aanpassingen in alle MJML templates

• Change: https://customer.helloid.training/... → https://customer.helloid.com/...
• Scope: Alle 16 template files (8 folders × 2 talen)
• Voordeel: Gebruikers hoeven alleen customer aan te passen, niet de hele URL

---

4. Template Content Fixes

enable/01-welkom-medewerker

• Was: Bevatte SSPR-instructies (wachtwoord via self-service reset)
• Nu: Versimpeld tot basis welcome met info dat wachtwoord van manager wordt ontvangen
• Files: template_nl.mjml en template_en.mjml
• Reden: Duidelijk onderscheid met variant 02 (SSPR)

enable/02-welkom-medewerker-sspr

• Verwijderd: Misleidende regel "This email provides you with some practical tips..."
• Reden: Geen concrete tips in het originele template
• Files: template_nl.mjml en template_en.mjml

---

5. Layout Standardization

Dubbele Closing Tags Fix

• enable/01-welkom-medewerker: Verwijderd dubbele </mj-body> en </mjml> tags
• Files: template_nl.mjml en template_en.mjml

Footer Sections Consistent Width

• Toegevoegd: width="100%" aan alle <mj-column> in footer secties
• Gestandaardiseerde files:
  • enable/01-welkom-medewerker (both)
  • enable/02-welkom-medewerker-sspr (both)
  • update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer (both)
  • pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager (both)
  • disable/01-uitdienst-applicatiebeheer (both)
• Voordeel: Alle templates hebben nu dezelfde visuele layout

---

6. Onboarding Tips Section

Toegevoegd aan welcome emails

• enable/01-welkom-medewerker:

  • NL: In deze e-mail vind je enkele praktische tips om goed van start te gaan:\n[AANPASSEN: Voeg hier uw onboardinginformatie in]
  • EN: This email contains some practical tips to help you get started:\n[CUSTOMIZE: Add your onboarding information here]

• enable/02-welkom-medewerker-sspr:

  • NL: Hier zijn nog enkele praktische tips om goed van start te gaan:\n[AANPASSEN: Voeg hier uw onboardinginformatie in]
  • EN: Here are some practical tips to help you get started:\n[CUSTOMIZE: Add your onboarding information here]

Impact: Beheerders hebben nu duidelijke instructie waar ze onboarding info moeten toevoegen.

---

Summary of Changes by File

Files Modified: 24 total

README Files (9 files):

• All translated to English, Dutch text removed, template links added

MJML Templates (16 files):

• create/01-manager-account-details: URL fix + footer standardization
• create/02-manager-account-password: URL fix + footer standardization
• create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker: URL fix + footer standardization
• disable/01-uitdienst-applicatiebeheer: URL fix + footer standardization
• enable/01-welkom-medewerker: Complete rewrite (simplified), duplicate tags removed, onboarding section added
• enable/02-welkom-medewerker-sspr: Removed misleading text, onboarding section added
• pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager: URL fix + footer standardization
• update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer: URL fix + footer standardization

---

Files Kept Unchanged

• All template MJML structure intact
• Variable placeholders maintained
• Email content (except noted changes) preserved

---

Testing Recommendations

1. Email Rendering: Test all 16 templates in email client
2. Variable Substitution: Verify all {{variables}} render correctly
3. Link Functionality: Test [CUSTOMIZE] section replacement examples
4. Documentation: Verify README links work correctly in GitHub/GitLab

---

Migration Notes

• ✅ All Dutch documentation migrated to English
• ✅ Multilingual template support (template_nl.mjml + template_en.mjml) in all 8 folders
• ✅ Customer domain customization simplified (.training → .com)
• ✅ Layout consistency across all notifications
• ✅ Clear customization guidance for administrators

graag volledige nieuwe review doen :-)